Somos especialistas em Digitalização de Documentos
Desenvolvemos uma ampla gama de serviços de digitalização, garantindo uma transição suave para o
MUNDO DIGITAL!
Tecnologia avançada e Processos Eficientes!
Utilizamos tecnologia avançada e processos eficientes para garantir a precisão da digitalização, mantendo a integridade e a confidencialidade dos dados, em conformidade com a legislação de proteção de dados.
Nossa equipe dedicada está comprometida em fornecer resultados excepcionais, cumprindo prazos e padrões de qualidade rigorosos.
Estamos aqui para simplificar o gerenciamento de documentos da sua empresa, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio.
Inicie a Transformação Digital da sua empresa!
Documento
Físico
Empresas que dependem exclusivamente de documentos físicos enfrentam desafios como espaço limitado, dificuldade de acesso, vulnerabilidade a danos, custos elevados e conformidade regulatória.
Isso pode resultar em ineficiências operacionais, perda de dados, exposição a riscos de segurança e prejuízos decorrentes de causas trabalhistas ou processos judiciais que exijam documentações.
Documento Digitalizado
A digitalização de documentos beneficia as empresas ao proporcionar acesso fácil e rápido, economia de espaço físico e custos operacionais, melhoria da eficiência, maior segurança e conformidade, recuperação de desastres e sustentabilidade ambiental.
Esses benefícios resultam em operações mais eficientes, redução de custos e maior competitividade.
Documento
Físico
Empresas que dependem exclusivamente de documentos físicos enfrentam desafios como espaço limitado, dificuldade de acesso, vulnerabilidade a danos, custos elevados e conformidade regulatória.
Isso pode resultar em ineficiências operacionais, perda de dados, exposição a riscos de segurança e prejuízos decorrentes de causas trabalhistas ou processos judiciais que exijam documentações.
Documento Digitalizado
A digitalização de documentos beneficia as empresas ao proporcionar acesso fácil e rápido, economia de espaço físico e custos operacionais, melhoria da eficiência, maior segurança e conformidade, recuperação de desastres e sustentabilidade ambiental.
Esses benefícios resultam em operações mais eficientes, redução de custos e maior competitividade.
Sobre o processo
Cada um desses processos desempenha um papel importante na digitalização eficaz e eficiente de documentos físicos, garantindo que eles possam ser acessados, distribuídos e gerenciados de forma conveniente e segura.
1. Planejamento e Preparação
Nesta fase, são definidos os objetivos da digitalização, incluindo quais tipos de documentos serão digitalizados, os padrões de qualidade desejados e os sistemas de gerenciamento de documentos a serem utilizados. Também são preparados recursos, como equipamentos e pessoal, para a execução do projeto.
2. Preparação dos Documentos
Antes da digitalização, os documentos físicos são preparados para garantir a melhor qualidade possível na captura de imagem. Isso pode incluir a remoção de grampos, clipes e outras obstruções, bem como a organização dos documentos na ordem desejada.
3. Digitalização
Os documentos são digitalizados usando scanners ou outros dispositivos de captura de imagem. Durante este processo, as imagens são convertidas em formatos digitais, como PDF ou JPEG, e armazenadas em um local específico, como um servidor ou um sistema de gerenciamento de documentos.
4. Processamento e Aprimoramento
Após a digitalização, as imagens podem passar por processos de tratamento para melhorar a qualidade, como correção de cores, remoção de manchas ou ajuste de contraste. Isso é feito para garantir que os documentos digitais sejam legíveis e de alta qualidade.
5. Acesso e Distribuição
Uma vez digitalizados e processados, os documentos podem ser acessados e distribuídos de forma mais eficiente. Isso pode ser feito por meio de sistemas de gerenciamento de documentos que permitem pesquisas rápidas e recuperação de informações, ou através da distribuição eletrônica para partes interessadas.
6. Armazenamento e Gerenciamento
Os documentos digitais são mantidos em ambientes seguros, como servidores, nuvem e HD externo, e são administrados de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos pela organização. Isso engloba a definição de permissões de acesso, a aplicação de políticas de retenção e a realização de backups regulares. Além disso, oferecemos um HD extra, mantido com segurança em nossos cofres, para garantir proteção adicional dos dados.
7. Indexação
Para facilitar a pesquisa e recuperação dos documentos, eles podem ser indexados com metadados relevantes, como nome do documento, data, autor, e assim por diante. Isso permite que os usuários encontrem facilmente os documentos desejados usando critérios de pesquisa específicos.
Sobre o processo
Cada um desses processos desempenha um papel importante na digitalização eficaz e eficiente de documentos físicos, garantindo que eles possam ser acessados, distribuídos e gerenciados de forma conveniente e segura.
1. Planejamento e Preparação
Nesta fase, são definidos os objetivos da digitalização, incluindo quais tipos de documentos serão digitalizados, os padrões de qualidade desejados e os sistemas de gerenciamento de documentos a serem utilizados. Também são preparados recursos, como equipamentos e pessoal, para a execução do projeto.
2. Preparação dos Documentos
Antes da digitalização, os documentos físicos são preparados para garantir a melhor qualidade possível na captura de imagem. Isso pode incluir a remoção de grampos, clipes e outras obstruções, bem como a organização dos documentos na ordem desejada.
3. Digitalização
Os documentos são digitalizados usando scanners ou outros dispositivos de captura de imagem. Durante este processo, as imagens são convertidas em formatos digitais, como PDF ou JPEG, e armazenadas em um local específico, como um servidor ou um sistema de gerenciamento de documentos.
4. Processamento e Aprimoramento
Após a digitalização, as imagens podem passar por processos de tratamento para melhorar a qualidade, como correção de cores, remoção de manchas ou ajuste de contraste. Isso é feito para garantir que os documentos digitais sejam legíveis e de alta qualidade.
5. Acesso e Distribuição
Uma vez digitalizados e processados, os documentos podem ser acessados e distribuídos de forma mais eficiente. Isso pode ser feito por meio de sistemas de gerenciamento de documentos que permitem pesquisas rápidas e recuperação de informações, ou através da distribuição eletrônica para partes interessadas.
6. Armazenamento e Gerenciamento
Os documentos digitais são mantidos em ambientes seguros, como servidores, nuvem e HD externo, e são administrados de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos pela organização. Isso engloba a definição de permissões de acesso, a aplicação de políticas de retenção e a realização de backups regulares. Além disso, oferecemos um HD extra, mantido com segurança em nossos cofres, para garantir proteção adicional dos dados.
7. Indexação
Para facilitar a pesquisa e recuperação dos documentos, eles podem ser indexados com metadados relevantes, como nome do documento, data, autor, e assim por diante. Isso permite que os usuários encontrem facilmente os documentos desejados usando critérios de pesquisa específicos.
Serviços Oferecidos
Digitalização Eficiente e Segura para a Modernização dos Seus Arquivos
Digitalização de Documentos Físicos
Organização e Indexação
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)
Validação e Verificação de Documentos
Capacitação e Treinamento
Gestão Documental
Alguns benefícios
- Economia de Espaço: Elimina a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos em papel, liberando espaço nas instalações da empresa.
- Acesso Rápido à Informação: Facilita o acesso rápido e fácil às informações, permitindo que os funcionários encontrem e compartilhem documentos de forma instantânea e eficiente.
- Segurança dos Dados: Garante a segurança dos dados por meio de medidas avançadas de proteção, como criptografia e controle de acesso, reduzindo o risco de perda, roubo ou danos aos documentos.
- Sustentabilidade Ambiental: Contribui para a sustentabilidade ambiental ao reduzir o consumo de papel e a necessidade de impressão, minimizando o impacto ambiental da empresa.
Como irei visualizar meus documentos?
A digitalização de documentos beneficia as empresas ao proporcionar acesso fácil e rápido, economia de espaço físico e custos operacionais, melhoria da eficiência, maior segurança e conformidade, recuperação de desastres e sustentabilidade ambiental.
Esses benefícios resultam em operações mais eficientes, redução de custos e maior competitividade.
A gestão de documentos físicos continua sendo um desafio para muitas empresas, resultando em ineficiências operacionais e riscos de segurança. Estatísticas revelam que o volume de documentos físicos nas organizações cresce exponencialmente a cada ano, sobrecarregando os sistemas tradicionais de arquivamento.
- Estudos mostram que cerca de 90% dos dados empresariais ainda estão em formato físico, o que torna difícil a organização, recuperação e compartilhamento eficiente de informações.
- O armazenamento de documentos em papel resulta em altos custos de espaço físico, manutenção e gerenciamento, consumindo recursos valiosos da empresa.
- A falta de controle sobre documentos físicos pode levar a problemas de segurança, como perda, roubo ou acesso não autorizado, representando riscos significativos de conformidade e proteção de dados.
Empresas de todos os tamanhos enfrentam esses desafios diariamente, afetando sua produtividade, eficiência e capacidade de atender às demandas regulatórias e do mercado.
Cenário com iDocs
- Reduz os custos com impressão
- Economia de Espaço
- Nitidez dos documentos
- Sustentabilidade Ambiental
- Acesso Rápido à Informação
- Reduz os custos de papeis
- Segurança dos Dados
- Acesso online de qualquer lugar do mundo
Atuação em todo Território Nacional
Na iDocs, proporcionamos soluções personalizadas de gestão documental em todo o Brasil, sem a necessidade de retirar os documentos das instalações do seu negócio para realizarmos a digitalização.
Conhecendo um pouco mais sobre as Leis e Normas
Lei 12.682/2012
Digitalização e Descarte
A Lei 12.682/2012 dispõe sobre a digitalização de documentos públicos e privados e autoriza o descarte do documento físico após sua digitalização, desde que não haja impedimento legal. A iDocs realiza a digitalização em conformidade com essa lei, garantindo que os documentos digitalizados possam substituir os documentos físicos de maneira segura e legal.
Decreto 10.278/2020
Validade Jurídica
Este decreto regulamenta a Lei 12.682/2012, detalhando os requisitos para que a digitalização de documentos tenha a mesma validade jurídica que os documentos originais em papel. A iDocs assegura que todos os documentos digitalizados atendam aos padrões técnicos especificados pelo decreto, incluindo resolução mínima, formato de arquivo, metadados e requisitos de segurança.
Padrões Técnicos: A iDocs segue rigorosamente os padrões técnicos estabelecidos pelo decreto, garantindo a autenticidade, integridade e confidencialidade dos documentos digitalizados.
Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica)
Digitalização no Âmbito Empresarial
A Lei da Liberdade Econômica prevê que documentos digitalizados têm o mesmo valor jurídico dos documentos originais, facilitando a digitalização e eliminação de documentos físicos para empresas. A iDocs ajuda empresas a se beneficiarem dessa lei, proporcionando um serviço de digitalização que confere validade jurídica plena aos documentos digitalizados.
Outros Aspectos Legais
Autenticidade e Integridade
A iDocs utiliza certificados digitais (e-CPF, e-CNPJ) e assinaturas eletrônicas para garantir a autenticidade e integridade dos documentos digitalizados, assegurando que tenham a mesma validade jurídica dos documentos físicos.
LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
A iDocs observa rigorosamente as disposições da LGPD, garantindo a privacidade e segurança dos dados pessoais digitalizados.
Considerações Importantes:
Documentos Públicos: A iDocs está atenta às normativas específicas para documentos públicos, garantindo a conformidade legal e, quando necessário, a manutenção dos documentos físicos mesmo após a digitalização.
Registros Imobiliários e Cartoriais: Para cartórios e registros imobiliários, a iDocs segue as regulamentações próprias, garantindo a validade e legalidade dos documentos digitalizados.
Empresas que adotaram a digitalização
Faz sentido para o seu negócio?
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